Соглашение об использовании электронных документов

(в редакции от 12 марта 2026 г.)

 

Настоящее Соглашение об использовании электронных документов (далее – Соглашение) разработано АО «УКСНГС» в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации и иным законодательством Российской Федерации и регулируют взаимоотношения между АО «УКСНГС» и любым лицом, присоединившимся к Соглашению (далее – Контрагент). В момент осуществления фактических действий по обмену электронными документами Контрагент присоединяется к Соглашению согласно статье 428 Гражданского кодекса Российской Федерации.

 

1. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

• Входящий электронный документооборот – процесс приема АО «УКСНГС» документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи от другой Стороны.
• Исходящий электронный документооборот – процесс отправления АО «УКСНГС» документов в электронном виде через систему ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне;
• Машиночитаемая доверенность (МЧД) – доверенность в электронном машиночитаемом виде, уполномочивающая физическое лицо действовать от имени организации или иного доверителя, применяется с ЭП ФЛ, оформленная в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
• Направляющая Сторона – Сторона, направляющая документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи другой Стороне.
• Оператор ЭД – организация, обеспечивающая обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках ЭД между Сторонами в системе ЭД. Оператором ЭД является ООО «Калуга Астрал» и АО «ПФ «СКБ Контур».
• Получающая Сторона – Сторона, получающая от Направляющей Стороны документ в электронном виде, подписанный ЭП, в системе ЭД по телекоммуникационным каналам связи.
• Сторона/Стороны – АО «УКСНГС» и Контрагент по отдельности/совместно соответственно.
• Электронная подпись (ЭП) - усиленная квалифицированная электронная подпись, в том числе, ЭП ФЛ, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и законодательству РФ в сфере электронной подписи.
• Электронная подпись физического лица (ЭП ФЛ) - личная усиленная квалифицированная электронная подпись физического лица, соответствующая требованиям Федерального закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» и действующему законодательству РФ в сфере электронной подписи.
• Электронный документооборот (ЭД) – процесс обмена между Сторонами в системе ЭД документами, составленными в электронном виде и подписанными ЭП.

 

2. ПРЕДМЕТ СОГЛАШЕНИЯ И ОБЩИЕ ОБЯЗАТЕЛЬСТВА СТОРОН

2.1. Входящий электронный документооборот

2.1.1. Электронный обмен документами осуществляется Сторонами в соответствии с законодательством РФ, в том числе Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 05.02.2021 года № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». Электронный обмен документами осуществляется в рамках обмена Сторонами следующими документами, а именно:

• Счет-фактура в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (функция СЧФ);
• Универсальный передаточный документ, содержащий сведения об отгрузке (передаче) товаров (работ, услуг, имущественных прав) в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@) (функция ДОП);
• Универсальный передаточный документ, включающий счет-фактуру в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (функция СЧФДОП);
• Корректировочный счет-фактура в формате XML, утвержденном Приказом ФНС РФ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ (функция КСЧФ);
• Универсальный корректировочный документ в формате XML, утвержденном Приказом ФНС РФ от 12.10.2020 № ЕД-7-26/736@ (функции: КСЧФДИС, ДИС);
• Акт выполненных работ (оказанных услуг) в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (функция ДОП), или в неформализованном виде (с соблюдением требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» к первичным учетным документам). Приоритетным для обмена является формат XML;
• Товарная накладная ТОРГ-12 в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@ (функция ДОП), или в неформализованном виде (с соблюдением требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» к первичным учетным документам). Приоритетным для обмена является формат XML;
• Акт о приемке выполненных работ (форма № КС-2) в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 28 июля 2022 г. № ЕД-7-26/691@, или в неформализованном виде (с соблюдением требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» к первичным учетным документам). Приоритетным для обмена является формат XML;
• Справка о стоимости выполненных работ и затрат (форма № КС-3) в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 28 июля 2022 г. № ЕД-7-26/691@, или в неформализованном виде (с соблюдением требований Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте» к первичным учетным документам). Приоритетным для обмена является формат XML;
• Счет на оплату;
• МЧД (в формате XML, по форме доверенности, сформированной Минцифры: единый формат, версия 003 или форме доверенности, сформированной ФНС: базовый формат, версия 002);
• Прочие документы по неразработанным XML форматам (неформализованные документы) с полным соответствием названия файла наименованию унифицированной формы первичного учетного документа;
• Документы, направление которых осуществляется Контрагентом через Оператора ЭД ООО «Калуга Астрал» по регламенту «Письмо» с указанием ФИО и e-mail представителя в АО «УКСНГС»:
  • официальные письма и иные документы, направление которых осуществляется в соответствии с договором;
  • претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
  • письменные уведомления, связанные с исполнением договора (например, уведомление о смене реквизитов стороны).

2.1.2. Обмен всеми иными документами осуществляется на бумажном носителе:

• Акт взаимозачета;
• Инициированные контрагентом акты сверки взаиморасчетов;
• Уведомление о расторжении договора (об одностороннем внесудебном отказе от договора, если возможность направления такого отказа предусмотрена законом и договором);
• Инициированные контрагентом претензии, уведомления, письма, кроме перечисленных в п. 2.1.1. Соглашения:
  • Официальные письма и иные документы, направление которых осуществляется в соответствии с договором;
  • претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
  • письменные уведомления, связанные с исполнением договора (например, уведомление о смене реквизитов стороны).

2.1.3. Направляющая сторона обязуется при каждой передаче пакета электронных документов через информационную систему передачи, приема, хранения и первичной обработки информации в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с использованием электронной подписи, посредством интеграционных интерфейсов из учетных систем (1С, BIS3K, SAP, Oracle и т.д.), указывать в поле «ДоговорНомер» блока «ИнфПолФХЖ1» или в поле «РеквНомерДок» блока «СвПродПер» идентификатор карточки договора (системный номер договора в учетной системе АО «УКСНГС») или номер договора поставщика полностью соответствующий номеру в карточке договора.

2.1.4. Электронные первичные учетные документы, перечисленные в п. 2.1.1 Соглашения, передаются единым пакетом по каждой партии товаров, этапу работ/услуг.

2.1.5. В целях проверки работоспособности и/или совместимости технических средств Сторон и/или Оператора ЭД Стороны договариваются о тестовом периоде, в течение которого передача документов в электронном виде дублируется бумажными экземплярами. Тестовый период устанавливается в течение 3-х месяцев с даты первого обмена документами в электронном виде.

2.1.6. Положительным результатом тестового обмена документами является налаженный процесс передачи документов в электронном виде, отсутствие ошибок и замечаний Сторон к процессу электронного документооборота.

2.1.7. В случае достижения положительных результатов тестового обмена документами до истечения тестового срока, Стороны досрочно прекращают дублировать электронный документооборот бумажными экземплярами документов.

2.2. Исходящий электронный документооборот

2.2.1. Электронный обмен документами осуществляется Сторонами в соответствии с законодательством РФ, в том числе Гражданским кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Приказом Министерства финансов РФ от 05.02.2021 года № 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи». Электронный обмен документами осуществляется в рамках обмена Сторонами следующими документами, а именно:

• Счет-фактура в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2023
• № ЕД-7-26/970@;
• Корректировочный счет-фактура в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 12 октября 2020 г. № ЕД-7-26/736@;
• Акт об оказании Услуг в формате XML, утвержденном Приказом ФНС России от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@;
• Документы, инициированные АО «УКСНГС»:
  • счет на оплату;
  • договорные документы: договор, приложение к договору, дополнительные соглашения к договору, заказы к договору, в том числе заказы, которые Контрагент подписывает первым в системе Оператора ЭД ООО «Калуга Астрал»[1];
  • претензии и/или иные документы, направленные на урегулирование спорной ситуации;
  • акты сверки взаиморасчетов;
  • письма;
  • прочие документы по неразработанным XML форматам (неформализованные документы) в рамках доступных функций в системе ЭД.

2.2.2. Датой выставления Стороне документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата поступления файла такого документа Оператору ЭД от другой Стороны, указанная в подтверждении этого Оператора ЭД.

2.2.3. Датой получения Стороной документа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи считается дата направления ей Оператором ЭД файла такого документа другой Стороной, указанная в подтверждении этого Оператора ЭД.

2.3. Соглашение регулирует отношения Сторон при осуществлении электронного обмена документами по телекоммуникационным каналам связи в системе ЭД, подписанными ЭП.

2.4. Получение документов в электронном виде и подписанных ЭП в порядке, установленном Соглашением, эквивалентно получению документов на бумажном носителе и является необходимым и достаточным условием, позволяющим установить, что ЭД исходит от Стороны, его направившей.

2.5. Стороны обязаны информировать друг друга о невозможности обмена документами в электронном виде, подписанными ЭП, в случае технического сбоя внутренних систем. В период действия такого сбоя Стороны производят обмен документами на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью уполномоченного лица и заверенные печатью организации (при необходимости).

2.6. Все документы, поступившие в порядке обмена в электронном виде, составляются в форматах и подписываются в сроки в соответствии с требованиями законодательства, а также исходя из условий заключенных договоров.

 

3. УСЛОВИЯ ДЕЙСТВИТЕЛЬНОСТИ ЭП

3.1. Стороны используют ЭП, которая в электронном документе равнозначна собственноручной подписи на документе на бумажном носителе при одновременном соблюдении следующих условий:

• квалифицированный сертификат создан и выдан аккредитованным удостоверяющим центром, аккредитация которого действительна на день выдачи указанного сертификата;
• квалифицированный сертификат действителен на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа) или на день проверки действительности указанного сертификата, если момент подписания электронного документа не определен;
• срок действия ключа электронной подписи, указанный в квалифицированном сертификате, не истек на момент подписания электронного документа (при наличии достоверной информации о моменте подписания электронного документа);
• имеется положительный результат проверки принадлежности владельцу квалифицированного сертификата квалифицированной электронной подписи, с помощью которой подписан электронный документ, и подтверждено отсутствие изменений, внесенных в этот документ после его подписания.

3.2. Стороны обязуются сообщать друг другу об ограничениях ЭП в течение 2 (двух) рабочих дней с момента установления таких ограничений.

3.3. Стороны обеспечивают со стороны своих представителей применение ЭП в соответствии с требованиями ФЗ «Об электронной подписи», включая, но не ограничиваясь, соблюдение конфиденциальности ключа ЭП, а также принятие всех необходимых мер, направленных на использование в процессе подписания документов безопасных средств электронной подписи.

3.3.1. При компрометации ключа и/или подозрении на компрометацию ключа ЭП, включая, но не ограничиваясь, его несанкционированного использования любыми третьими лицами, соответствующая Сторона обеспечивает:

• незамедлительное прекращение использования представителем такого личного ключа ЭП в отношении хозяйственной деятельности соответствующей Стороны;
• незамедлительное сообщение другой Стороне о данном факте и всех известных ей обстоятельствах посредством электронной переписки.

3.3.2. При невозможности обеспечить незамедлительное прекращение использования представителем такого ключа ЭП Сторона обязуется незамедлительно:

• осуществить отмену соответствующей МЧД (либо нескольких) на такого представителя и известить об этом другую Сторону посредством электронной переписки;
• предпринять все зависящие от нее меры, направленные на прекращение/блокирование/ограничение доступа соответствующего представителя к учетным данным Стороны (например, осуществить блокирование соответствующей учетной записи данного представителя в личных кабинетах Стороны в системе ЭД или иных системах) и известить об этом другую Сторону посредством электронной переписки.

3.3.3. Стороны самостоятельно несут риск компрометации ключа ЭП и риск использования не соответствующих требованиям безопасности средств электронной подписи (как оборудования, так и программного обеспечения).

3.3.4. Сторона не несет ответственность за убытки, понесенные другой Стороной:

• в результате действий третьих лиц, совершенных от имени представителя другой Стороны, в том числе с использованием данных представителей и их ЭП;
• в результате несанкционированных действий представителей и/или внутренних конфликтов на стороне противоположной Стороны (в частности, в случае возникновения споров о ненадлежащем исполнении представителем своих обязанностей и полномочий).

3.4. Стороны обязаны по необходимости заблаговременно обновлять сертификаты электронных ключей, а при неисполнении этого обязательства немедленно сообщить другой Стороне о возникшей ситуации.

 

4. ПОРЯДОК ВЗАИМОДЕЙСТВИЯ СТОРОН ПРИ ОБМЕНЕ ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ, ПОДПИСАННЫМИ ЭП

4.1. Для участия в ЭД Сторонам необходимо:

• получить квалифицированные сертификаты электронных ключей проверки ЭП ФЛ на имя представителей Стороны, действующих на основании МЧД;
• выпустить МЧД с перечнем необходимых полномочий для взаимодействия Сторон;
• заключить с Оператором ЭД договор согласно требованиям соответствующего Оператора;
• получить у Оператора ЭД идентификатор участника ЭД, реквизиты доступа и другие данные, необходимые для подключения к ЭД.

4.2. Сторона при обмене документами в порядке ЭД формирует необходимый документ в электронном виде, подписывает его ЭП, направляет файл с документом в электронном виде в адрес другой Стороны через Оператора ЭД и сохраняет подписанный документ в электронном виде.

4.3. Стороны обязуются своевременно (не позднее следующего рабочего дня[2] с момента получения документа) обмениваться извещениями/ подтверждениями в электронном виде о получении и отправке документов по телекоммуникационным каналам связи.

4.4. Если Направляющая и/или Получающая сторона не получила в установленный срок любое из положенных подтверждений Оператора ЭД или файл с документом, он сообщает о данном факте Оператору ЭД.

4.5. В случае необходимости внесения корректировок в направленный посредством ЭД документ, Направляющая Сторона составляет соответствующее информационное письмо и направляет откорректированный документ и информационное письмо Получающей Стороне в порядке, установленном Оператором ЭД

4.6. Применение доверенностей, в том числе МЧД

4.6.1. МЧД, используемая при подписании документов в системе ЭД представителем от имени соответствующей Стороны, независимо от информационной системы (далее – ИС), в которой она создавалась, будет храниться соответствующей Стороной в распределенном реестре ФНС России, который в том числе доступен на информационном ресурсе https://m4d.nalog.gov.ru/emchd.

4.6.2. Стороны самостоятельно обеспечивают взаимодействие оператора ИС, где была создана МЧД, с распределенным реестром ФНС России (или иной ИС хранения МЧД), а также несут риск отсутствия передачи актуальной информации оператором ИС в распределенный реестр ФНС России (или иную ИС хранения МЧД).

4.6.3. В случае невыполнения установленных в настоящем пункте Соглашения условий, действительность подписанного документа оценивается Получающей стороной с учетом требований законодательства РФ, включая, но не ограничиваясь, наличием возможности проверки Получающей стороной полномочий представителя, а также иных действий Направляющей стороны.

4.6.4. МЧД предоставляется любым из следующих способов:

• путем вложения ее в пакет электронных документов;
• путем сообщения уникального идентификатора (номера GUID) МЧД, по которому Получающая сторона может проверить полную информацию о такой МЧД, включая перечень полномочий представителя. При этом электронный документ должен содержать реквизиты МЧД представителя Стороны. Формат указания реквизитов МЧД в электронном документе по формализованным документам определяется в соответствии с обязательными требованиями нормативно-правовых актов. Номер и дата выдачи МЧД, а также унифицированный указатель (URL), отражающий конкретное местонахождение МЧД в ИС в качестве дополнительных реквизитов неформализованного документа, могут быть указаны в электронном документе по усмотрению Направляющей стороны. При этом Получающая сторона самостоятельно проверяет статус МЧД на дату подписания каждого электронного документа представителем Направляющей стороны посредством распределенного реестра ФНС России (или иной ИС хранения МЧД).

4.6.5. Если Получающая сторона электронного документа, подписанного ЭП ФЛ, не имеет сведений о МЧД представителя Направляющей стороны и/или информация о МЧД отсутствует в поступивших электронных документах, то Получающая сторона вправе запросить МЧД/сведения о МЧД для проверки полномочий представителя.

4.6.6. Если будет выявлено отсутствие полномочий представителя Направляющей стороны на момент подписания электронного документа, то действительность подписанного документа оценивается Сторонами с учетом требований законодательства РФ.

 

5. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

5.1. Если Направляющая сторона не получила от Получающей стороны и/или Оператора ЭД Получающей стороны извещение о получении электронного документа и при условии отсутствия от Получающей стороны уведомления, Направляющая сторона оформляет соответствующий документ на бумажном носителе с подписанием собственноручной подписью.

5.2. В случае невозможности и далее производить обмен документами в электронном виде (неполучение извещений о получении электронного документа, отсутствие любого вида связи с Получающей стороной и пр.), Направляющая сторона оформляет документы на бумажных носителях в письменном виде и Стороны считают их оригиналами.

5.3. Условия Соглашения в любое время могут быть изменены АО «УКСНГС» в одностороннем порядке путем размещения Соглашения в новой редакции на сайте АО «УКСНГС» https://uksngs.ru/о-компании1/privacypolicy/, при этом заключение отдельного соглашения с лицом, присоединившимся к Соглашению, а также направление ему специального уведомления, не требуется.

 

[1] Контрагент подписывает заказ к договору, полученный от АО «УКСНГС» в системе Оператора ЭД ООО «Калуга Астрал»

[2] Под рабочими днями понимаются дни, не являющиеся выходными и праздничными днями по законодательству места осуществления деятельности Получающей Стороны.